Auteur: Wouter Bruijning

Voor dit moment is Google Meet het systeem dat we gebruiken voor videobellen.

Als je gebruik maakt van Google Meet om voor vertrouwelijk videobellen, moet je dat doen via een (gedeeld) account dat je hebt gekregen van de servicedesk.

Het kan zijn dat dit een team-account is, bijvoorbeeld teamamwwassenaar@zorgtoon.nl «– fictief voorbeeld 😉

Als je via je ‘gewone’ Google-account naar Meet gaat zul je waarschijnlijk dit zien staan:

Fijn dat het ‘gratis’ is, maar daarmee is het (onder andere vanwege privacy) niet geschikt voor vertrouwelijk videobellen met bijvoorbeeld cliënten.

In Google-land geldt: If you don’t pay for the product, you ARE the product. Met andere woorden: je ‘betaalt’ met allerlei onderliggende data waarmee een profiel over jou en jouw voorkeuren wordt opgebouwd. Dat is niet zo privacy-vriendelijk.

In dit artikel vertellen we je hoe je kunt switchen tussen je ‘gewone’ Google Account en het account dat je voor Meet gebruikt.

Met videobellen en -vergaderen kunnen we goed contact houden. In dit blog geven we een paar tips die je daarbij kunnen helpen. En ja- er staan een paar open deuren van jewelste in.

Sinds een paar dagen (vandaag is het 20 juni) is het mogelijk om nog ietsje sneller een Google Meet-link aan te maken. Dit doe je door gebruik te maken van de link https://meet.new/.

Het kan fijn zijn om alvast een Google Meet-link te maken. De link kun je dan alvast in je agenda-uitnodiging meesturen. Hieronder vertellen we hoe je dat doet.

Het kan voorkomen dat je een grotere groep wilt opdelen in kleinere groepjes. Google Meet biedt helaas geen zogeheten ‘breakout rooms’. In dit stappenplan leggen we uit hoe je alsnog in kleinere groepen uiteen kunt gaan.

We hebben gehoord dat sommige cliënten wat moeite hebben met het starten van Google Meet als ze een uitnodiging hebben ontvangen. Daarom hebben we drie filmpjes gemaakt hoe Google Meet voor cliënten werkt.

Je bent uitgenodigd voor een virtuele bijeenkomst in Google Meet. Hieronder lees je hoe het werkt.

Het is mogelijk om een Google Meet-bijeenkomst op te nemen.

Om een Google Meet te kunnen opnemen moet er een schakelaartje omgezet worden door Informatiemanagement. Via de servicedesk (blauwe knop rechtsonder) kun je dat aanvragen. Let op: alléén @zorgtoon.nl-accounts komen hiervoor in aanmerking.

Het opnemen van de Meet is eenvoudig. Het terugvinden van de opname is iets lastiger. Als je weet waar het ding staat, kun je het delen.

Opnemen

Het opnemen van een Google Meet is alléén toegestaan als het om bijvoorbeeld een instructie, een webinar of een scholing gaat. Opnemen van een Google Meet met of over cliënten of andere cliëntgerichte zaken is niet toegestaan.

Zodra het schakelaartje is omgezet door Informatiemanagement kun je de Meet gaan opnemen. Daarvoor klik je tijdens de Meet op ‘de drie stipjes’ rechtsonder, en kies je ‘Meeting opnemen’ uit het menu.

Er zal een popup verschijnen om je bewust te maken van de privacy van anderen.

Nadat je op ‘Accepteren’ hebt geklikt wordt linksonder kortstondig weergegeven dat de opname snel gestart zal worden.

En zolang de opname loopt zie je dat linksboven in het scherm.

Je beëindigt de opname door rechtsonder op de drie stipjes te klikken en ‘Opname stoppen’ te kiezen.

Zoals je ziet wordt de opname opgeslagen in de ‘Google Drive’ van het account waarop je bent ingelogd.

De opname terugvinden

Om de name terug te vinden adviseren we je om een zogeheten ‘incognito-tab’ te openen in Chrome. In zo’n tab kun je makkelijk even op een ander account inloggen.

In de incognito-tab ga je naar https://drive.google.com/, en je klikt op de knop ‘Naar Google Drive’ in het linker witte vlak.

Je vult het e-mailadres van je @zorgtoon.nl-account in, en daarna het wachtwoord.

Je komt terecht in de Drive. Er is een goede kans dat de opname direct onder ‘Veelgebruikte bestanden’ te zien is. Zo niet, dan klik je op de map ‘Meet recordings’.

In die map zul je de opname zeker aantreffen.

De opname delen met anderen

Wees je ervan bewust dat je voor delen met anderen toestemming moet hebben van alle personen die aanwezig waren.

Er zijn verschillende manieren waarop je de opname kunt delen: via een download en WeTransfer, of direct vanuit de Drive als het om een lange (en daarmee grote) opname gaat. Het heeft de voorkeur om WeTransfer te gebruiken.

Delen via WeTransfer

Stap 1: download het bestand. Selecteer het bestand, klik rechts op de drie stipjes en kies ‘Downloaden’ uit het menu.

De opname wordt als een MP4-bestand opgeslagen.

Stap 2: dit bestand deel je via WeTransfer. Ga naar https://wetransfer.com/ en klik op ‘Ik ga akkoord’.

Klik op de blauwe + en zoek op harde schijf naar het MP4-bestand dat je gedownload hebt.

Vul het e-mailadres of de adressen in van degene(n) aan wie je de opname wilt sturen. Vul daarna je eigen e-mailadres in (hier weggepoetst), en een berichtje. Klik daarna op ‘Versturen’.

De ontvangers hebben één week de tijd om de opname te downloaden. Daarna wordt deze verwijderd. Je krijgt een melding per e-mail als iemand de opname heeft gedownload.

Delen vanuit de Drive

Je kunt de opname ook direct vanuit de Drive delen. Dit heeft geen voorkeur, omdat je dan het bestand in de Drive moet laten staan. Daarnaast moet de ontvanger over een Google-account beschikken om de opname te kunnen zien. Alleen als het echt een enorm bestand is (bijvoorbeeld meer dan 2GB) kun je deze optie gebruiken.

Selecteer het bestand en klik op het poppetje-met-een-plusje.

Er verschijnt een popup waarin je de e-mailadressen van de ontvangers kunt verwerken.

Als je meerdere e-mailadressen wilt noteren, druk dan op de komma (,) na het e-mailadres. Je kunt dan weer verder typen. In het vak daaronder kun je een berichtje kwijt.

Zodra je op ‘Verzenden’ klik krijg je waarschijnlijk deze waarschuwing:

Klik hier op ‘Toch delen’.

De ontvanger krijgt een mail die er ongeveer zo uitziet:

De ontvanger moet ingelogd zijn op zijn/haar Google-account om de opname te kunnen bekijken of downloaden.