Binnen Kwadraad communiceren we veilig over cliëntgegevens. Dit zijn we niet alleen verplicht vanuit de AVG, maar zijn we ook zeker verplicht naar onze cliënt. Hij of zij moet te allen tijde de zekerheid hebben dat er netjes wordt omgegaan met zijn of haar vertrouwelijke gegevens.
Moet ik mailen?
Stel jezelf altijd de vraag: moet ik deze gegevens mailen of kan ik het ook op een andere manier oplossen, bijvoorbeeld via Mijn Kwadraad.
Hulp bij de keuze of je beveiligd moet mailen
Met deze wizard word je geholpen met de keuze of je aanvullende beveiligingsmaatregelen moet nemen als je een e-mail wilt sturen.
Mailen naar ketenpartners die ook ZorgMail gebruiken
Kwadraad is aangesloten op ZorgMail. Bij het versturen van persoonlijke gegevens per mail, naar een ketenpartner die ook ZorgMail gebruikt, wordt elke mail standaard beveiligd verstuurd. De ontvanger krijgt de mail direct in de mailbox.
Hoe weet ik of de ontvanger ZorgMail gebruikt?
Klik op deze link checkveiligmailen.nl om te checken of de ontvanger gebruik maakt van ZorgMail.
Mailen naar ketenpartners en cliënten die geen ZorgMail gebruiken
Bij het versturen van persoonlijke gegevens via de mail, naar een ketenpartner of cliënt die geen ZorgMail gebruikt, voeg je een korte ‘code’ toe aan de onderwerpregel van de mail. Deze code is het 06-nummer van de ontvanger:
Stap 1: Voeg in onderwerpregel de tekst SMS0612345678 toe (dit 06-nummer is fictief)
Stap 2: De ontvanger krijgt een notificatie dat er een beveiligde mail is ontvangen.
Stap 3: De ontvanger klikt op ‘bericht lezen’
Stap 4: De ontvanger klikt op ‘stuur toegangscode’
De ontvanger ontvangt een verificatiecode op zijn 06 nummer, waarmee hij de mail kan openen. Alle verdere communicatie m.b.t. deze specifieke mail zal beveiligd plaatsvinden. Als de ontvanger reageert op jouw bericht (en jij daarna eventueel weer) dan is deze mailwisseling automatisch beveiligd. Als je gedurende de mailwisseling andere personen toevoegt, is er geen sprake meer van beveiligde mail!
Mocht je per ongeluk een verkeerd mailadres hebben gebruikt, dan krijgt diegene geen verificatiecode en kan de mail dus niet openen. Als de ontvanger ook ZorgMail gebruikt, hoeft er geen SMS code in de onderwerpregel te worden ingevoerd. Het is niet mogelijk om meerdere mensen tegelijkertijd een beveiligde mail te sturen.
Datalek?
Als je ondanks alle voorzorgmaatregelen toch een mail met cliëntgegevens verstuurt naar een verkeerd mailadres en geen SMS in de onderwerp regel hebt gezet, is er sprake van een datalek. In dat geval moet je het formulier datalekken invullen.
Het is belangrijk dat we elkaar scherp houden en elkaar durven aan te spreken op zaken die we zien of constateren. We proberen de drempel voor het doen van een melding zo laag mogelijk te maken om zo met elkaar op een goede en praktische manier invulling te geven aan dit toch wel ‘lastige’ onderwerp.
Ondanks alle voorzorgmaatregelen kan een datalek ons allemaal een keer overkomen. Het wordt pas een probleem als dit niet gemeld wordt en er dus niet correct mee wordt omgegaan.